Закупка у поставщиков в ПрайсМатрикс: как автоматизировать формирование заказов поставщикам

Мониторинг цен и наполнение каталога - это только половина работы интернет-магазина. Вторая половина начинается в тот момент, когда клиент оформил заказ, а нужного товара нет на складе: его надо закупить у поставщика. Обычно это ручная рутина - выгрузить артикулы в таблицу, вспомнить, у кого дешевле, свести всё в письмо и отправить. Модуль «Закупка у поставщиков» в ПрайсМатрикс превращает эту рутину в несколько кликов прямо там, где вы уже работаете с прайсами.

В этой статье разберём, что умеет раздел Закупка у поставщиков, как собрать заказ прямо из прайса поставщика, зачем нужны статусы и как выгрузить готовый заказ в Excel для отправки контрагенту. Материал будет полезен владельцам интернет-магазинов, менеджерам по закупкам и всем, кто хочет убрать ручные таблицы из процесса снабжения.

Что такое «Закупка у поставщиков» в ПрайсМатрикс

«Закупка у поставщиков» - это встроенный модуль управления заказами поставщикам. Он живёт на странице app.price-matrix.ru/SupplierOrder и хранит список ваших закупок: кому заказываем, что именно, в каком количестве и на какой стадии находится заказ.

Ключевая идея модуля - не заставлять менеджера переключаться между системами. Прайсы поставщиков вы уже загрузили в ПрайсМатрикс, товары уже сопоставлены с вашим главным прайсом через связи. Значит, и заказ логично собирать здесь же: система знает артикул поставщика, его закупочную цену, валюту и производителя, поэтому строка заказа заполняется автоматически.

Проблема, которую решает модуль закупок

Без единого инструмента процесс снабжения расползается по разным местам. Артикулы для заказа собираются в Excel, актуальная цена уточняется в прайсе, статус заказа держится «в голове» менеджера, а история прошлых закупок теряется в почте. Каждый из этих разрывов стоит времени и приводит к ошибкам: заказали не тот артикул, отправили поставщику устаревшую цену, забыли, что часть позиций уже в пути.

Модуль «Закупка у поставщиков» закрывает эти разрывы, объединяя три вещи в одном экране: каталог поставщика, формирование заказа и отслеживание статуса. В результате менеджер работает в одном окне, а руководитель в любой момент видит, какие заказы открыты и на какой они стадии.

Как собрать заказ поставщику: пошагово

Весь сценарий занимает несколько минут и не требует ручного ввода артикулов. Ниже - типовой порядок действий.

1. Создайте заказ. На странице «Закупка у поставщиков» нажмите «Создать» - появится новая строка заказа. Выберите поставщика из списка (это ваши загруженные прайсы поставщиков), при необходимости добавьте комментарий.
2. Добавьте товары кнопкой «Закуп». Откройте прайс поставщика и рядом с нужным товаром нажмите «Закуп». Товар с его артикулом, ценой и валютой попадёт в выбранную закупку. Так же кнопка «Закуп» доступна в связях товара главного прайса и в глобальном поиске по всем прайсам.
3. Укажите количество. Перед добавлением задаётся количество заказываемых товаров - по умолчанию 1, но его легко изменить под реальную потребность.
4. Проставьте статус. Выберите статус заказа из вашего справочника (например, «Черновик», «Отправлен», «Оплачен», «В пути», «Получен») - так вся команда видит стадию закупки.
5. Выгрузите заказ поставщику. Экспортируйте позиции заказа в Excel и отправьте файл контрагенту. Дальше остаётся только обновлять статус по мере выполнения.

Связь с прайсами поставщиков и главным прайсом

Сила модуля - в том, что он не существует отдельно от каталога. В ПрайсМатрикс товары главного прайса связаны с товарами поставщиков через механизм связей (референсов). Благодаря этому, глядя на позицию в своём каталоге, вы видите, у кого из поставщиков она есть, по какой закупочной цене и в какой валюте.

Когда вы нажимаете «Закуп», в заказ переносится именно актуальная строка поставщика: артикул поставщика, его цена, валюта, производитель и наименование. Не нужно вручную сверять, «тот ли это товар» и «не изменилась ли цена» - данные берутся из свежезагруженного прайса. Это особенно важно, когда один и тот же товар есть у нескольких поставщиков и нужно закупить там, где выгоднее.

Экспорт заказа в Excel для отправки поставщику

Финальный шаг любой закупки - передать список контрагенту в понятном виде. ПрайсМатрикс формирует Excel-файл заказа с колонками: артикул, артикул варианта, артикул производителя (MPN), производитель, наименование, цена, валюта и количество. Имя файла содержит название прайса, слово «Закупка», номер заказа и дату - такие файлы удобно хранить и искать в переписке.

Поскольку структура файла стабильна, поставщику легко обрабатывать заказ на своей стороне, а вам - сверять поступление с тем, что было заказано. Никакого ручного форматирования таблиц: один клик - и готовый документ.

Настраиваемые статусы заказов

Заказы поставщикам живут не один день, поэтому важно видеть их стадию. В ПрайсМатрикс справочник статусов настраивается вами: зайдите в «Настройка статусов» и заведите те этапы, которые отражают ваш реальный процесс снабжения. Затем каждый заказ помечается нужным статусом, а фильтр в таблице позволяет быстро отобрать, например, все неоплаченные или все ожидающие поставки заказы.

Такой подход превращает список закупок в рабочую панель: менеджер видит, что нужно дожать сегодня, а руководитель - общую картину по всем поставщикам, не дёргая никого вопросами «что там с заказом».

Практический пример

Частые вопросы